Una RFQ —Request for Quotation— es una solicitud formal de oferta que una empresa envía a uno o varios proveedores para conocer y comparar el precio y las condiciones aplicables a la compra de un producto o servicio.
En español también se emplean expresiones como solicitud de cotización, solicitud de presupuesto o solicitud de oferta. En el ámbito de las compras empresariales, la RFQ se utiliza normalmente cuando la necesidad está suficientemente definida y el comprador quiere obtener propuestas comparables antes de seleccionar un proveedor.
La RFQ no consiste simplemente en enviar varios correos preguntando cuánto cuesta un producto. Un proceso correctamente planteado establece qué se quiere comprar, bajo qué condiciones deben presentar sus ofertas los proveedores, qué información deben facilitar y cómo se evaluarán las respuestas.
APTSE define la RFQ como una solicitud que permite conocer diferentes opciones de precio para un producto o servicio concreto, especialmente cuando la empresa sabe con precisión qué necesita. Oracle y SAP también la describen como una petición enviada a uno o varios proveedores para que presenten una oferta relativa al suministro de productos o a la prestación de servicios.
¿Qué significa RFQ?
Las siglas RFQ proceden de la expresión inglesa Request for Quotation, que puede traducirse como solicitud de oferta o solicitud de cotización.
En una RFQ, el comprador presenta a los proveedores una necesidad concreta y les solicita que indiquen, entre otros aspectos:
- El precio unitario o total.
- Los posibles descuentos por volumen.
- Los plazos de entrega.
- Las condiciones de pago.
- Los costes de transporte.
- La validez de la oferta.
- Las garantías y servicios adicionales.
- El cumplimiento de las especificaciones solicitadas.
La respuesta presentada por cada proveedor es la oferta o cotización. Por tanto, la RFQ es la solicitud realizada por el comprador y la quotation es la respuesta del proveedor.
Aunque el precio suele tener un peso importante, no tiene por qué ser el único criterio de decisión. Una oferta con un precio inferior puede resultar menos conveniente cuando presenta plazos de entrega demasiado largos, condiciones de pago desfavorables, mayores costes logísticos o un nivel de servicio insuficiente.
¿Cuándo conviene utilizar una RFQ?
La RFQ resulta especialmente útil cuando la empresa ya conoce las características esenciales del producto o servicio que necesita y quiere comparar las condiciones ofrecidas por diferentes proveedores.
Por ejemplo, puede utilizarse cuando están definidos:
- Las especificaciones técnicas.
- Las unidades o volúmenes aproximados.
- El lugar de entrega o prestación.
- Los requisitos de calidad.
- El calendario del proyecto.
- Las condiciones mínimas que debe cumplir el proveedor.
En estas circunstancias, la empresa no necesita que cada proveedor diseñe una solución completamente diferente, sino que todos respondan sobre una base común que permita analizar las ofertas de manera objetiva.
Una RFQ puede utilizarse tanto para compras puntuales como para contratos recurrentes, renovaciones, búsqueda de nuevas fuentes de suministro o negociación de condiciones con varios proveedores. SAP contempla procesos RFQ para encontrar nuevas fuentes de suministro, negociar contratos con varios proveedores o renovar acuerdos existentes.
No sería, en cambio, el procedimiento más adecuado cuando la empresa todavía desconoce qué solución necesita, qué alternativas ofrece el mercado o qué proveedores pueden cumplir sus requisitos. En esos casos puede ser conveniente realizar primero una RFI o solicitud de información.
Cómo funciona un proceso RFQ paso a paso
Aunque cada empresa puede adaptar el procedimiento a sus necesidades, un proceso RFQ suele desarrollarse mediante las siguientes fases.
1. Definición de la necesidad de compra
El primer paso consiste en determinar con precisión qué debe adquirirse.
El departamento de Compras trabaja normalmente con el área solicitante para concretar las características técnicas, cantidades, fechas, centros de entrega, condiciones de servicio y demás requisitos relevantes.
Una definición insuficiente provocará que cada proveedor interprete la necesidad de manera distinta y presente una oferta difícil de comparar.
2. Preparación de la RFQ
Una vez definida la necesidad, se prepara el documento o plantilla que recibirán los proveedores.
La RFQ debe estructurar la información que se solicita y establecer unas reglas comunes de respuesta. Cuando todos los participantes utilizan el mismo formato, resulta mucho más sencillo comparar precios, partidas, plazos y condiciones.
APTSE permite crear plantillas con un desglose detallado de costes para analizar por separado cada componente de las ofertas recibidas.
3. Selección de los proveedores
La empresa decide qué proveedores están capacitados para participar.
Pueden ser proveedores ya homologados, empresas con las que exista una relación previa o nuevos candidatos que hayan sido identificados mediante un proceso de búsqueda o una RFI.
No existe un número universal de participantes. Lo importante es contar con suficientes proveedores cualificados para obtener una comparación representativa sin incluir empresas que no puedan cumplir los requisitos.
En APTSE, cada proyecto RFQ está disponible exclusivamente para los proveedores invitados por el administrador.
4. Envío de la solicitud
Todos los proveedores deben recibir la misma información, documentación y plazo para responder.
Durante este periodo pueden surgir dudas sobre las especificaciones, los volúmenes o las condiciones del proceso. Centralizar las preguntas y comunicaciones evita que unos participantes dispongan de información diferente a otros.
5. Recepción de las ofertas
Los proveedores presentan sus propuestas siguiendo la estructura definida.
Además del precio, pueden aportar documentación técnica, certificados, calendarios, observaciones, alternativas o condiciones comerciales.
Una plataforma digital permite comprobar qué proveedores han consultado la solicitud, cuáles han aceptado participar y cuáles han presentado finalmente una oferta. APTSE también proporciona un área privada para intercambiar documentación de forma confidencial.
6. Comparación y evaluación
El equipo de Compras revisa las respuestas y comprueba que todas se ajusten a los requisitos.
Antes de comparar los importes puede ser necesario normalizar las ofertas. Por ejemplo, dos proveedores podrían haber incluido distintos costes de transporte, unidades de medida, embalajes o periodos de garantía.
La evaluación debería tener en cuenta tanto el precio como el resto de los criterios relevantes para la compra:
- Cumplimiento técnico.
- Coste total.
- Capacidad productiva.
- Plazo de entrega.
- Condiciones de pago.
- Garantía.
- Calidad.
- Riesgos logísticos.
- Servicio posterior.
7. Negociación y adjudicación
Tras analizar las propuestas, la empresa puede seleccionar directamente la oferta más conveniente, solicitar aclaraciones, abrir una nueva ronda de ofertas o comenzar una negociación.
Cuando las propuestas son técnicamente comparables y existe suficiente competencia, la RFQ también puede utilizarse como fase previa a una subasta electrónica. Gestplast parte precisamente de la información de la RFQ para analizar la estrategia y configurar procesos posteriores de negociación mediante e-Auction.
La oferta seleccionada puede dar lugar a un pedido, un contrato o un acuerdo de suministro.
¿Qué información debe incluir una RFQ?
Una RFQ clara debe proporcionar al proveedor suficiente información para elaborar una propuesta completa y comparable.
Como mínimo, debería incluir:
Objeto de la solicitud
Una explicación breve de lo que la empresa quiere comprar y del objetivo del proceso.
Especificaciones del producto o servicio
Características técnicas, materiales, dimensiones, niveles de calidad, alcance del servicio o cualquier requisito obligatorio.
Cantidades y volúmenes
Unidades solicitadas, consumo anual estimado, posibles tramos de volumen o lotes en los que se divide la compra.
Condiciones de entrega
Fechas, centros de destino, frecuencia de suministro, embalaje, transporte e Incoterms cuando correspondan.
Estructura económica
Precio unitario, precio total, descuentos, costes adicionales, inversiones iniciales, mantenimiento o cualquier partida que deba aparecer separada.
Condiciones comerciales
Forma y plazo de pago, moneda, periodo de validez de la oferta, garantías, penalizaciones o condiciones contractuales relevantes.
Documentación requerida
Fichas técnicas, certificados, planos, muestras, referencias, seguros o documentos de homologación.
Criterios de evaluación
Los proveedores deberían conocer qué factores se tendrán en cuenta y qué requisitos son obligatorios.
Calendario del proceso
Fecha límite para formular preguntas, plazo de presentación de ofertas y previsión para la comunicación del resultado.
Las guías de contratación y los procesos profesionales de RFQ suelen incluir el contexto, las especificaciones detalladas, los requisitos obligatorios y los criterios de evaluación.
Ejemplos prácticos de RFQ
Los siguientes ejemplos son hipotéticos, pero muestran cómo puede aplicarse una RFQ en diferentes categorías de compra.
Ejemplo 1: compra de componentes industriales
Una empresa necesita contratar el suministro anual de 25.000 piezas mecanizadas.
La RFQ podría incluir:
- Planos y tolerancias.
- Material requerido.
- Volumen anual y previsión mensual.
- Lugar de entrega.
- Requisitos de calidad.
- Precio por tramos de volumen.
- Coste de utillajes.
- Plazo de fabricación.
- Condiciones de transporte y pago.
Al recibir las respuestas con la misma estructura, Compras puede comparar el precio de las piezas, pero también los utillajes, la capacidad de producción, el plazo de entrega y los costes logísticos.
Ejemplo 2: contratación de un servicio
Una compañía quiere contratar el mantenimiento preventivo de las instalaciones de tres centros de trabajo.
La RFQ especificaría:
- Instalaciones incluidas.
- Número de revisiones anuales.
- Tiempo máximo de respuesta.
- Horarios de atención.
- Personal y cualificaciones requeridas.
- Precio fijo del mantenimiento.
- Tarifas para intervenciones adicionales.
- Desplazamientos y materiales incluidos.
- Duración prevista del contrato.
En este caso, el precio debe analizarse junto con la cobertura del servicio, los tiempos de respuesta y la experiencia del proveedor.
Ejemplo 3: adquisición de una máquina
Una empresa industrial quiere adquirir una nueva máquina para su línea de producción.
La RFQ puede solicitar:
- Cumplimiento de las especificaciones técnicas.
- Precio del equipo.
- Transporte e instalación.
- Puesta en marcha.
- Formación de los operarios.
- Plazo de fabricación.
- Garantía.
- Mantenimiento.
- Repuestos recomendados.
- Consumo energético.
Si la empresa todavía no sabe qué tecnología o configuración necesita, sería preferible realizar previamente una RFI o una RFP para analizar las diferentes soluciones disponibles.
RFQ, RFI y RFP: diferencias básicas
Las RFQ forman parte de los procesos conocidos como RFx, que agrupan diferentes tipos de solicitudes dirigidas al mercado de proveedores.
RFI: Request for Information
La RFI se utiliza para recopilar información y conocer mejor a los proveedores, sus capacidades y las soluciones existentes antes de iniciar una compra.
APTSE permite crear cuestionarios, estandarizar las respuestas y comparar la información recibida antes de avanzar hacia una RFQ o una negociación.
RFP: Request for Proposal
La RFP solicita a los proveedores que propongan una solución para satisfacer una necesidad empresarial.
Se emplea cuando la metodología, el planteamiento técnico o la solución propuesta tienen una importancia especial y el precio no es necesariamente el criterio principal.
RFQ: Request for Quotation
La RFQ solicita precios y condiciones para una necesidad más definida y permite comparar ofertas sobre una base común.
De manera simplificada:
- La RFI pregunta: ¿qué opciones y proveedores existen?
- La RFP pregunta: ¿qué solución propones?
- La RFQ pregunta: ¿en qué condiciones puedes suministrarlo?
Errores frecuentes al preparar una RFQ
Una RFQ mal planteada puede generar ofertas incompletas, retrasar la decisión y dificultar la negociación.
Entre los errores más habituales se encuentran:
Definir de forma insuficiente la necesidad
Cuando las especificaciones son ambiguas, cada proveedor calcula su oferta sobre supuestos diferentes.
Solicitar únicamente un precio total
Un único importe no permite saber qué partidas explican las diferencias entre proveedores. Un desglose de costes ofrece mayor transparencia y facilita la negociación.
Utilizar formatos distintos
Cuando cada proveedor responde en su propio documento, el comprador debe dedicar tiempo a trasladar y normalizar la información.
Modificar las condiciones para algunos participantes
Toda aclaración relevante debe comunicarse de forma coherente a los proveedores implicados en el proceso.
Evaluar solamente el precio
La oferta más barata no siempre representa el mejor resultado cuando se consideran la calidad, los plazos, los costes adicionales y el riesgo de suministro.
Gestionar toda la información mediante correos independientes
Los archivos duplicados, las versiones desactualizadas y las conversaciones dispersas dificultan la trazabilidad y aumentan las tareas administrativas.
Ventajas de gestionar las RFQ en una plataforma digital
Muchas empresas siguen preparando sus solicitudes de oferta en Excel, enviándolas por correo electrónico y consolidando manualmente las respuestas.
Aunque este procedimiento puede funcionar en compras sencillas, comienza a presentar dificultades cuando aumenta el número de proveedores, usuarios, partidas, documentos o centros de trabajo.
Una plataforma de RFQ permite centralizar el proceso completo:
- Crear la solicitud y sus plantillas.
- Invitar a los proveedores seleccionados.
- Compartir documentos.
- Gestionar preguntas y comunicaciones.
- Recibir las ofertas con una estructura común.
- Analizar las respuestas.
- Mantener un registro del proceso.
- Preparar la negociación y la adjudicación.
APTSE digitaliza el proceso desde la creación de la RFQ hasta la comparación final de las ofertas. También permite elaborar plantillas de desglose de costes, gestionar documentos de forma confidencial, centralizar las comunicaciones y comprobar el estado de participación de cada proveedor.
La plataforma es compatible con Excel, por lo que las empresas pueden importar y exportar plantillas e informes sin renunciar a una gestión centralizada y trazable.
Digitaliza tus solicitudes de oferta con APTSE
Una RFQ bien estructurada ayuda a obtener ofertas comparables, mejorar la transparencia y tomar decisiones basadas en información más completa.
Con el módulo RFQ de APTSE puedes centralizar tus solicitudes de oferta, invitar a los proveedores seleccionados, intercambiar documentación, organizar las comunicaciones y analizar todas las propuestas desde una única plataforma SaaS.
APTSE ha sido desarrollada por Gestplast Ingeniería Consulting a partir de su experiencia en gestión de proyectos de compra, procesos RFx y negociaciones con proveedores.
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Preguntas frecuentes sobre las RFQ
¿Qué significan las siglas RFQ?
RFQ significa Request for Quotation, que puede traducirse como solicitud de oferta, solicitud de cotización o solicitud de presupuesto.
¿Para qué sirve una RFQ?
Sirve para solicitar y comparar los precios y condiciones que diferentes proveedores ofrecen para suministrar un producto o prestar un servicio.
¿Cuándo debe utilizarse una RFQ?
Se utiliza cuando la empresa tiene suficientemente definida su necesidad y quiere comparar propuestas económicas y comerciales de varios proveedores.
¿Puede utilizarse una RFQ para contratar servicios?
Sí. Una RFQ puede utilizarse tanto para el suministro de materiales como para la prestación de servicios.
¿Cuál es la diferencia entre una RFQ y una oferta?
La RFQ es la solicitud que envía el comprador. La oferta o cotización es la respuesta que presenta el proveedor.
¿La RFQ obliga a elegir la oferta más barata?
No necesariamente. La empresa puede evaluar otros elementos como la calidad, los plazos, el servicio, la garantía, las condiciones de pago y el coste total de la compra.
¿Qué ocurre después de recibir las ofertas?
El comprador analiza las respuestas, solicita aclaraciones cuando sean necesarias y selecciona al proveedor, abre una nueva ronda de negociación o utiliza las ofertas como punto de partida para una subasta electrónica.
