La negociación para implantar un ERP en una sede europea consiguió una mejora de 226.400 € mediante una subasta electrónica. La mejor oferta pasó de 1.225.400 € en la fase RFQ a 999.000 €, una reducción del 18,48 %, manteniendo el alcance y los requisitos establecidos.
El caso, compartido por Gestplast, muestra cómo una negociación de servicios tecnológicos puede apoyarse en ofertas previamente revisadas y comparables.
Para los departamentos de Compras, plantea una cuestión práctica: cómo organizar la competencia económica cuando la adquisición incluye servicios y entregables que necesitan una evaluación técnica.
El proyecto: negociar la implantación de un ERP
El proyecto correspondía a la implantación de un sistema ERP en una sede europea.
Según la publicación de Gestplast sobre esta negociación, antes de la subasta se homogeneizaron las propuestas y se validó su cumplimiento técnico. La preparación incluyó definir el alcance y los entregables, aclarar responsabilidades y recursos, resolver diferencias entre ofertas y establecer las reglas de negociación y nominación.
La subasta se incorporó después de ese trabajo de preparación.
Resultados de la negociación
| Indicador | Resultado |
|---|---|
| Mejor oferta válida obtenida en la RFQ | 1.225.400 € |
| Mejor oferta tras la subasta electrónica | 999.000 € |
| Mejora económica | 226.400 € |
| Reducción respecto a la mejor oferta válida de la RFQ | 18,48 % |
Fuente: publicación de Gestplast sobre la implantación de un ERP.
La diferencia es de 226.400 €, equivalente aproximadamente al 18,48 % de la referencia inicial.
Este porcentaje expresa la mejora entre las dos ofertas comunicadas. No mide el retorno de la implantación ni la reducción del coste total de utilizar el ERP durante su vida útil.
Por qué la comparación de ofertas es decisiva en un proyecto ERP
En una contratación tecnológica, dos propuestas pueden tener importes distintos porque incluyen servicios diferentes.
Por ejemplo, una oferta podría contemplar más sesiones de formación, una migración de datos más amplia o un periodo de soporte diferente. Comparar únicamente sus totales dejaría sin resolver esas diferencias.
Por eso, antes de negociar conviene comprobar que los proveedores están valorando un alcance común. La solicitud de oferta o RFQ permite organizar los requisitos y pedir una respuesta estructurada.
Qué conviene definir en futuras contrataciones
Los siguientes puntos sirven como guía para preparar una compra de este tipo; no constituyen un desglose de los servicios incluidos en este caso:
- Entregables: qué debe proporcionar el proveedor y cómo se comprobará su aceptación.
- Responsabilidades: qué tareas corresponden al implantador y cuáles al cliente.
- Datos e integraciones: qué trabajos están incluidos y qué dependencias existen.
- Recursos y calendario: dedicación prevista, hitos y condiciones para cumplirlos.
- Formación y soporte: alcance, duración y límites del servicio.
- Cambios de alcance: cómo se identificarán, valorarán y aprobarán.
Cuanto más claras sean estas condiciones, más fácil será detectar si una diferencia de precio responde a una propuesta más competitiva o a una prestación diferente.
Evaluar la propuesta técnica antes de negociar el precio
Una oferta solo resulta útil si responde a las necesidades de la empresa.
En la preparación de futuras negociaciones, conviene separar dos decisiones: determinar qué propuestas son aceptables y comparar las condiciones económicas de las alternativas válidas.
Esta separación permite establecer requisitos que deben cumplirse antes de participar en la negociación. También facilita identificar las aclaraciones pendientes y evitar que una reducción de precio oculte una carencia técnica.
La selección y evaluación de proveedores aporta otra parte de la información necesaria: experiencia, recursos y capacidad para ejecutar el trabajo.
Cómo interpretar la mejora económica
El resultado de una negociación debe leerse junto con su referencia y su alcance.
Para analizar una contratación tecnológica, conviene distinguir entre:
- Mejora de la oferta: diferencia entre los importes comparados para un alcance determinado.
- Coste de implantación: conjunto de los costes necesarios para poner la solución en funcionamiento.
- Coste total de propiedad: costes de adquisición, uso, mantenimiento y otros conceptos durante el periodo analizado.
Estas medidas responden a preguntas distintas. Una mejora en la oferta del proveedor no permite calcular por sí sola el coste completo del proyecto ni su rentabilidad.
Documentar la referencia utilizada ayuda a comunicar el resultado de Compras con precisión y permite revisarlo posteriormente.
Qué pueden aprender otros equipos de Compras
La preparación de una negociación tecnológica puede organizarse alrededor de tres comprobaciones:
1. Confirmar que las ofertas cubren la misma necesidad
Revisa entregables, exclusiones y responsabilidades antes de comparar precios. Las diferencias deben aclararse o quedar identificadas.
2. Establecer qué condiciones deben mantenerse
Define los requisitos que no pueden cambiar durante la negociación. Si una propuesta introduce una modificación, debe revisarse antes de considerarla equivalente.
3. Trasladar el resultado a las condiciones finales
Antes de formalizar la contratación, comprueba que el importe, el alcance y los compromisos seleccionados figuren en la documentación final.
Estas comprobaciones permiten conectar la preparación de la compra con la negociación y la posterior ejecución del proyecto.
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El software RFQ de APTSE permite estructurar solicitudes de oferta, desglosar costes y analizar las respuestas de los proveedores en un entorno centralizado.
La validación técnica y la elección del proveedor siguen correspondiendo a los responsables del proyecto. La plataforma ayuda a organizar la información y las comunicaciones necesarias para desarrollar el proceso.
Si estás preparando una contratación tecnológica, contacta con el equipo de APTSE para analizar tu proyecto y valorar cómo organizar su negociación.
