Una subasta electrónica inversa gestionada por APTSE para contratar transporte marítimo entre Francia y Estados Unidos consiguió una reducción del 10,86 %, con la participación de cinco proveedores. El equipo se encargó de preparar, configurar y gestionar la negociación.
El caso, publicado por Gestplast, aporta un ejemplo de aplicación de las subastas electrónicas a la contratación de servicios logísticos internacionales.
Para un departamento de Compras, negociar transporte requiere considerar tanto el precio como las condiciones del servicio. Antes de comparar propuestas, es necesario comprender qué incluye cada una y qué compromisos asume el proveedor.
El proyecto: transporte marítimo entre Francia y Estados Unidos
La operación correspondía a una ruta marítima entre Francia y Estados Unidos. La negociación se desarrolló mediante una subasta inversa con cinco proveedores.
Estos son los principales datos de la publicación de Gestplast sobre el caso de transporte marítimo:
| Indicador | Dato publicado |
|---|---|
| Servicio contratado | Transporte marítimo |
| Ruta | Entre Francia y Estados Unidos |
| Tipo de negociación | Subasta electrónica inversa |
| Proveedores participantes | 5 |
| Reducción comunicada | 10,86 % |
| Intervención del equipo | Preparación, configuración y gestión de la subasta |
El porcentaje corresponde al resultado comunicado para esta operación. No debe interpretarse como un ahorro anual ni como una previsión aplicable a cualquier contratación logística.
Por qué es importante definir el servicio antes de negociar
En transporte marítimo, dos precios pueden corresponder a servicios diferentes. Una propuesta puede cubrir únicamente el trayecto marítimo y otra incorporar prestaciones adicionales.
Por ello, una negociación útil empieza por establecer qué debe valorar cada proveedor.
Los siguientes puntos constituyen una guía para preparar futuras contrataciones; no describen las condiciones particulares del evento presentado:
- Origen y destino: puntos de recogida y entrega, además de los puertos cuando corresponda.
- Características de la carga: tipo de mercancía, dimensiones, peso y necesidades de manipulación.
- Volumen previsto: unidades de transporte, frecuencia y distribución estimada de los envíos.
- Alcance del servicio: tramos y operaciones incluidos en la propuesta.
- Calendario: fechas requeridas, frecuencia y tiempos de tránsito previstos.
- Vigencia de las tarifas: periodo durante el que se mantienen las condiciones.
- Costes adicionales: conceptos incluidos, excluidos o sujetos a revisión.
Una solicitud de oferta o RFQ permite organizar esta información y pedir respuestas con una estructura común.
Cómo comparar propuestas de transporte marítimo
La comparación debe permitir identificar qué pagará la empresa y qué servicio recibirá a cambio.
Revisar el alcance de cada oferta
Antes de ordenar los importes, comprueba que los participantes hayan valorado las mismas necesidades.
Si existen diferencias en los tramos cubiertos, la frecuencia o las operaciones incluidas, conviene aclararlas antes de negociar. Una exclusión puede cambiar el coste final y trasladar responsabilidades al comprador.
Identificar cargos y condiciones variables
Además de la tarifa principal, revisa qué recargos o gastos podrían aplicarse y bajo qué circunstancias.
Un concepto sin importe no debe considerarse automáticamente incluido. Si depende de una condición futura, esa condición debe quedar documentada para que el equipo pueda valorar su efecto.
Comparar los compromisos operativos
El precio debe analizarse junto con la capacidad del proveedor para atender el servicio.
Según las necesidades de la empresa, pueden resultar relevantes la disponibilidad, la frecuencia, el tiempo de tránsito, la gestión de incidencias y la información facilitada durante el transporte.
Una propuesta económica solo puede evaluarse correctamente cuando se entiende también su alcance operativo.
Qué papel cumple una subasta inversa
Una subasta electrónica permite organizar una negociación competitiva bajo unas reglas previamente definidas.
Para aplicarla a una contratación logística, conviene llegar al evento con las dudas relevantes resueltas y con proveedores capaces de atender los requisitos.
La evaluación previa y la negociación económica cumplen funciones distintas. La primera determina qué alternativas son adecuadas; la segunda permite negociar sus condiciones.
También es necesario establecer cómo se utilizará el resultado: qué criterios se tendrán en cuenta para seleccionar al proveedor y qué comprobaciones deben completarse antes de formalizar la contratación.
Cómo medir el resultado de una negociación logística
Para analizar una nueva operación, el equipo de Compras debería definir con antelación la referencia económica y el alcance sobre los que medirá la mejora.
Es útil registrar:
- El importe de referencia y su procedencia.
- La cantidad o volumen de servicio considerado.
- La moneda utilizada.
- El periodo de aplicación.
- Los conceptos incluidos en la comparación.
- Las condiciones de la oferta resultante.
Estos datos permiten distinguir una reducción de tarifa de un cambio en el volumen contratado o en las prestaciones.
Si el servicio se ejecuta mediante envíos sucesivos, también conviene diferenciar el resultado negociado del coste finalmente facturado. Este último puede depender del volumen real y de las condiciones aplicadas durante la ejecución.
Qué puede aportar este enfoque a otras compras de transporte
La aplicación a una nueva contratación debe evaluarse según las características del servicio y del mercado de proveedores.
Tres comprobaciones ayudan a preparar esa decisión:
1. Existe un servicio suficientemente definido
Los participantes deben poder valorar una necesidad común. Si todavía hay alternativas operativas muy distintas, será necesario estudiarlas antes de pedir propuestas comparables.
2. Hay proveedores con capacidad para atenderlo
La participación debe apoyarse en alternativas viables. Conviene revisar los medios, la cobertura y la disponibilidad necesarios para prestar el servicio.
3. Las condiciones negociadas pueden trasladarse al acuerdo final
La tarifa, las exclusiones y los compromisos operativos deben quedar reflejados en la documentación de contratación.
Así, la preparación, la negociación y la ejecución del servicio mantienen una misma base.
Organiza tus negociaciones de transporte con APTSE
APTSE permite gestionar solicitudes de oferta y negociaciones digitales con proveedores. También puedes contar con el equipo para preparar y gestionar tus subastas electrónicas.
Si estás revisando una contratación de transporte, contacta con APTSE para analizar tu proyecto y valorar si una subasta electrónica encaja en tu proceso de compras.
