La principal diferencia entre una RFQ y una RFI se encuentra en el objetivo de la solicitud y en el momento del proceso de compra en el que se utiliza.
Una RFI —Request for Information— sirve para recopilar información sobre proveedores, capacidades y soluciones antes de definir completamente una compra. Una RFQ —Request for Quotation— se utiliza cuando la empresa ya sabe qué necesita y quiere solicitar y comparar ofertas económicas y comerciales.
De forma simplificada:
- La RFI pregunta: ¿qué proveedores y soluciones están disponibles?
- La RFQ pregunta: ¿en qué condiciones puedes suministrar lo que necesitamos?
Ambas forman parte de los procesos RFx y pueden utilizarse por separado o de manera consecutiva. Una empresa puede comenzar con una RFI para conocer el mercado y seleccionar proveedores y, posteriormente, enviar una RFQ a los candidatos que mejor se ajusten a sus necesidades.
APTSE dispone de funcionalidades específicas para recopilar y analizar información mediante RFI y para crear, enviar, recibir y comparar ofertas mediante RFQ, todo ello dentro de una misma plataforma SaaS.
¿Qué es una RFI?
Una RFI, o Request for Information, es una solicitud estructurada que una empresa dirige a diferentes proveedores para conocer sus capacidades, experiencia, productos, servicios o posibles soluciones.
Se utiliza normalmente en una fase inicial, cuando el comprador necesita obtener información antes de concretar los requisitos definitivos de la compra.
Una RFI puede servir para:
- Conocer mejor el mercado de proveedores.
- Identificar empresas capaces de atender una necesidad.
- Analizar tecnologías y soluciones disponibles.
- Comprobar capacidades técnicas o productivas.
- Conocer la cobertura geográfica de los proveedores.
- Solicitar certificaciones y referencias.
- Evaluar experiencia en proyectos similares.
- Preparar una futura RFQ.
- Actualizar o ampliar el panel de proveedores.
La RFI no está orientada principalmente a conseguir un precio definitivo. Su finalidad es reunir información comparable que ayude al departamento de Compras a comprender el mercado, definir mejor su necesidad y decidir qué proveedores deberían avanzar a la siguiente fase.
El módulo RFI de APTSE permite diseñar cuestionarios personalizados, establecer preguntas obligatorias u opcionales, intercambiar documentación y comparar de forma centralizada las respuestas de los proveedores invitados.
Ejemplos de preguntas incluidas en una RFI
El contenido dependerá de la categoría de compra, pero una RFI puede incluir preguntas como:
- ¿En qué países dispone de centros productivos?
- ¿Cuál es su capacidad anual de producción?
- ¿Qué certificaciones de calidad posee?
- ¿Tiene experiencia en nuestro sector?
- ¿Qué tecnologías utiliza?
- ¿Puede atender varios centros de trabajo?
- ¿Qué plazos habituales de implantación ofrece?
- ¿Cuenta con servicio técnico propio?
- ¿Qué referencias puede aportar?
- ¿Qué medidas de seguridad de la información aplica?
- ¿Qué alternativas técnicas puede proponer?
- ¿Qué documentación necesita para preparar una propuesta?
También puede solicitarse que el proveedor adjunte certificados, fichas técnicas, presentaciones, referencias, informes o cualquier otro documento necesario para su evaluación.
¿Qué es una RFQ?
Una RFQ, o Request for Quotation, es una solicitud de oferta que una empresa envía a uno o varios proveedores para conocer y comparar precios y condiciones aplicables a un producto o servicio concreto.
La RFQ se utiliza cuando la necesidad ya está suficientemente definida. El comprador conoce las especificaciones, cantidades, plazos o requisitos fundamentales y quiere que los proveedores respondan utilizando una estructura común.
Una RFQ puede solicitar:
- Precios unitarios y totales.
- Descuentos por volumen.
- Costes de transporte.
- Plazos de entrega.
- Condiciones de pago.
- Periodo de validez de la oferta.
- Garantías.
- Costes de instalación.
- Costes de mantenimiento.
- Cumplimiento de las especificaciones.
- Servicios adicionales.
APTSE define la RFQ como una solicitud destinada a conocer distintas opciones de precio para un producto o servicio, especialmente cuando la empresa sabe con precisión qué necesita. El software RFQ de APTSE digitaliza el proceso desde la creación de la solicitud hasta la comparación final de las ofertas recibidas.
En el artículo “Qué es una RFQ: significado, funcionamiento y ejemplos” explicamos con detalle cómo preparar y desarrollar este tipo de proceso.
Principales diferencias entre RFI y RFQ
Aunque ambas se dirigen a proveedores, no deben confundirse. Cada una responde a una necesidad distinta.
1. Objetivo del proceso
La RFI busca obtener conocimiento.
Se utiliza para descubrir qué proveedores existen, qué pueden ofrecer, qué experiencia tienen y qué alternativas están disponibles.
La RFQ busca obtener una oferta comparable.
Se utiliza para conocer el precio y las condiciones bajo las que varios proveedores pueden suministrar una necesidad ya definida.
2. Momento en el ciclo de compra
La RFI suele aparecer en una fase inicial, antes de cerrar las especificaciones o seleccionar definitivamente a los proveedores.
La RFQ se desarrolla en una fase posterior, cuando la empresa ya dispone de suficiente información para solicitar propuestas concretas.
Una secuencia habitual sería:
- Identificación de la necesidad.
- Análisis preliminar del mercado.
- Envío de una RFI.
- Evaluación y selección inicial de proveedores.
- Definición final de los requisitos.
- Envío de la RFQ.
- Comparación de ofertas.
- Negociación y adjudicación.
No todos los procesos necesitan seguir todas estas fases. Cuando la empresa conoce bien el mercado y dispone de proveedores cualificados, puede iniciar directamente una RFQ.
3. Nivel de definición de la necesidad
En una RFI, la necesidad puede estar todavía abierta.
La empresa puede conocer el problema que quiere resolver, pero no necesariamente la tecnología, el alcance o la solución más adecuada.
En una RFQ, la necesidad debe estar mucho más definida.
Los proveedores tienen que saber qué producto o servicio deben valorar para que sus ofertas puedan compararse sobre una misma base.
4. Tipo de respuesta esperada
Las respuestas a una RFI son principalmente informativas y pueden incluir:
- Capacidades.
- Experiencia.
- Tecnologías.
- Certificaciones.
- Referencias.
- Cobertura.
- Recursos disponibles.
- Alternativas.
- Documentación técnica.
Las respuestas a una RFQ se centran en una propuesta económica y comercial:
- Precio.
- Costes desglosados.
- Plazo.
- Condiciones de pago.
- Garantía.
- Entrega.
- Cumplimiento técnico.
- Validez de la oferta.
5. Forma de evaluación
Una RFI se evalúa mediante criterios de capacidad, adecuación y experiencia.
Por ejemplo:
- Cumplimiento de requisitos mínimos.
- Experiencia sectorial.
- Capacidad productiva.
- Cobertura internacional.
- Certificaciones.
- Recursos técnicos.
- Solidez de la solución.
Una RFQ se evalúa a partir de los precios y condiciones recibidos, aunque la decisión no debe limitarse únicamente al importe más bajo.
También pueden analizarse:
- Coste total de adquisición.
- Calidad.
- Plazo de entrega.
- Condiciones de pago.
- Garantías.
- Riesgo de suministro.
- Servicio posterior.
- Cumplimiento de los requisitos.
6. Resultado del proceso
El resultado de una RFI suele ser una mejor comprensión del mercado y una lista de proveedores potencialmente adecuados.
El resultado de una RFQ suele ser una comparación de ofertas que permite:
- Seleccionar un proveedor.
- Solicitar aclaraciones.
- Abrir una nueva ronda.
- Negociar las condiciones.
- Preparar una subasta electrónica.
- Adjudicar la compra.
Gestplast explica que APTSE permite desarrollar una fase RFQ con proveedores seleccionados, intercambiar los archivos del proyecto y, cuando la estrategia lo requiere, continuar con una negociación final mediante e-Auction.
¿Cuándo conviene utilizar una RFI?
Una RFI es recomendable cuando la empresa necesita información antes de solicitar ofertas.
Cuando se compra una categoría nueva
Si la organización no tiene experiencia suficiente en una determinada categoría, la RFI permite conocer el mercado antes de fijar unas condiciones excesivamente restrictivas.
Por ejemplo, una compañía que quiere implantar una nueva tecnología puede utilizar una RFI para identificar:
- Tipos de soluciones.
- Proveedores especializados.
- Requisitos técnicos.
- Plazos de implantación.
- Modelos de servicio.
- Posibles limitaciones.
Cuando no se conocen bien los proveedores
La RFI ayuda a localizar y evaluar nuevas fuentes de suministro.
Puede utilizarse para ampliar el panel de proveedores, reducir la dependencia de un único suministrador o identificar empresas en nuevos países.
Cuando la necesidad todavía no está completamente definida
En ocasiones, la empresa conoce el resultado que quiere alcanzar, pero no sabe cómo formular las especificaciones.
Las respuestas de los proveedores pueden ayudar a:
- Definir el alcance.
- Identificar requisitos.
- Comparar alternativas.
- Detectar riesgos.
- Preparar una futura RFQ más precisa.
Cuando se necesita homologar o preseleccionar proveedores
Una RFI puede funcionar como primera fase de evaluación.
El comprador solicita información corporativa, técnica, financiera o de calidad y selecciona posteriormente a las empresas que cumplen las condiciones necesarias para participar en la RFQ.
Cuando se quiere actualizar información existente
Las capacidades de un proveedor pueden cambiar con el tiempo.
Una RFI también puede emplearse para actualizar:
- Certificaciones.
- Plantas productivas.
- Cobertura geográfica.
- Capacidad.
- Contactos.
- Recursos.
- Servicios disponibles.
¿Cuándo conviene utilizar una RFQ?
Una RFQ es apropiada cuando la empresa puede describir claramente lo que quiere comprar.
Cuando existen especificaciones comparables
Los productos o servicios deben poder valorarse utilizando requisitos comunes.
Por ejemplo:
- Piezas fabricadas conforme a un plano.
- Materias primas con especificaciones determinadas.
- Equipos industriales definidos.
- Servicios de mantenimiento con un alcance concreto.
- Transporte entre rutas y centros establecidos.
- Suministros con consumos estimados.
Cuando se necesita comparar precios y condiciones
La RFQ permite obtener una visión estructurada de las propuestas de distintos proveedores.
La comparación puede incluir no solo el precio, sino también:
- Transporte.
- Instalación.
- Herramientas.
- Mantenimiento.
- Plazos.
- Garantías.
- Condiciones comerciales.
Cuando se renueva un contrato
Antes de renovar automáticamente un acuerdo, la empresa puede lanzar una RFQ para comprobar:
- Si las condiciones continúan siendo competitivas.
- Si existen nuevas alternativas.
- Si el proveedor actual puede mejorar su propuesta.
- Si ha cambiado la situación del mercado.
Cuando se buscan fuentes alternativas de suministro
La RFQ permite comparar al proveedor habitual con otras empresas ya evaluadas y reducir riesgos derivados de la dependencia.
Cuando la oferta servirá de base para una negociación
Las propuestas recibidas pueden utilizarse para:
- Solicitar mejoras.
- Negociar directamente.
- Definir un precio de referencia.
- Organizar una subasta electrónica.
- Dividir la compra entre varios proveedores.
¿Se pueden combinar una RFI y una RFQ?
Sí. De hecho, la combinación de ambos procesos puede mejorar significativamente la calidad de la decisión cuando la compra es compleja o el mercado no se conoce suficientemente.
Fase 1: identificar la necesidad
La empresa define el problema, objetivo o categoría que quiere analizar.
En este momento puede que todavía no disponga de unas especificaciones cerradas.
Fase 2: enviar la RFI
Se invita a diferentes proveedores a responder a un cuestionario estructurado.
La empresa recopila información sobre capacidades, tecnologías, experiencia y posibles soluciones.
Fase 3: analizar y seleccionar proveedores
Compras compara las respuestas e identifica a los candidatos que cumplen los requisitos.
También utiliza la información recibida para mejorar la definición del proyecto.
Fase 4: preparar la RFQ
Con la necesidad ya definida, se establece una plantilla común para que los proveedores seleccionados presenten sus ofertas.
Fase 5: comparar las propuestas
La empresa analiza precios, condiciones, plazos y cumplimiento técnico.
Fase 6: negociar y adjudicar
Después de la RFQ puede seleccionarse directamente una oferta, solicitarse una mejora o realizarse una negociación mediante subasta electrónica.
APTSE centraliza los procesos RFI y las solicitudes de propuesta u oferta gestionadas en el entorno RFQ/RFP, de manera que los proveedores, los archivos, las comunicaciones y los análisis puedan mantenerse organizados a lo largo de todo el proceso.
¿Qué relación tiene la RFP con la RFQ y la RFI?
Las siglas RFP significan Request for Proposal, o solicitud de propuesta.
En la terminología general de los procesos RFx, puede distinguirse entre:
- RFI: solicitud de información.
- RFP: solicitud de propuesta.
- RFQ: solicitud de precio, cotización u oferta.
Sin embargo, las empresas no siempre utilizan estas denominaciones de forma idéntica. El alcance real depende de cómo esté estructurado el proyecto y de la información que se solicite a los proveedores.
En APTSE, las solicitudes de propuesta y de oferta se gestionan dentro del mismo entorno digital de RFQ y RFx. La propia página principal presenta este servicio como “Solicitudes de Propuesta y Oferta (RFQ)”, mientras que las solicitudes destinadas a recopilar y analizar información se gestionan mediante el módulo RFI. APTSE también señala que RFI, RFQ y RFP se integran en un único ecosistema SaaS, sin plantear la RFP como un módulo independiente.
Por tanto, desde el punto de vista práctico de APTSE:
- Las solicitudes orientadas a recibir información y evaluar capacidades se gestionan como RFI.
- Las solicitudes orientadas a recibir propuestas, ofertas y condiciones comerciales se gestionan dentro del entorno RFQ/RFP.
Lo importante no es únicamente la sigla utilizada, sino definir claramente qué información debe presentar el proveedor y cómo se evaluarán sus respuestas.
Ejemplo práctico: contratación de mantenimiento industrial
Una empresa quiere contratar el mantenimiento de varios centros productivos, pero todavía no conoce qué proveedores pueden cubrir todas las instalaciones.
Primera fase: RFI
La empresa envía un cuestionario solicitando:
- Centros de trabajo que puede atender cada proveedor.
- Número de técnicos disponibles.
- Tiempo habitual de respuesta.
- Certificaciones.
- Experiencia en instalaciones similares.
- Sistemas de gestión de incidencias.
- Cobertura de urgencias.
- Referencias.
Tras analizar las respuestas, selecciona a cuatro proveedores con capacidad suficiente.
Segunda fase: RFQ
A esos cuatro proveedores les envía una solicitud de oferta con:
- Inventario de instalaciones.
- Número de revisiones.
- Niveles de servicio.
- Horarios.
- Tiempo máximo de respuesta.
- Precio fijo anual.
- Tarifas por intervención.
- Costes de desplazamiento.
- Condiciones de pago.
- Duración del contrato.
La RFI permite seleccionar a los participantes y definir el servicio. La RFQ permite comparar las ofertas económicas y comerciales.
Ejemplo práctico: adquisición de maquinaria
Una empresa quiere automatizar una operación de su planta, pero desconoce qué tecnologías existen.
RFI para estudiar alternativas
Los proveedores informan sobre:
- Tecnologías disponibles.
- Capacidad de producción.
- Espacio necesario.
- Consumo energético.
- Requisitos de instalación.
- Mantenimiento.
- Experiencia.
- Plazos orientativos.
Con esa información, la empresa selecciona una solución y prepara las especificaciones.
RFQ para comparar ofertas
Los proveedores seleccionados presentan:
- Precio de la máquina.
- Transporte.
- Instalación.
- Puesta en marcha.
- Formación.
- Garantía.
- Mantenimiento.
- Repuestos.
- Plazo de fabricación.
De este modo, la empresa evita solicitar precios sobre soluciones diferentes y obtiene propuestas comparables.
Errores frecuentes al elegir entre RFI y RFQ
Enviar una RFQ antes de definir la necesidad
Si las especificaciones todavía están abiertas, cada proveedor puede presupuestar una solución distinta.
El resultado será una relación de ofertas difícil de comparar.
Convertir la RFI en una RFQ encubierta
Una RFI no debería exigir un precio definitivo cuando todavía no existe información suficiente para calcularlo con precisión.
Puede solicitarse información orientativa, pero debe dejarse clara su finalidad.
Preparar cuestionarios excesivamente largos
Solicitar información irrelevante aumenta el trabajo de los proveedores y dificulta el análisis.
Cada pregunta debería responder a una necesidad real de evaluación.
Invitar a una RFQ a proveedores no cualificados
Cuando no se conoce suficientemente a los participantes, puede ser necesario realizar primero una RFI o una evaluación previa.
Permitir respuestas sin una estructura común
Si cada proveedor responde en su propio formato, la comparación requerirá más tiempo y aumentará el riesgo de interpretar incorrectamente la información.
No utilizar los resultados de la RFI
La información recopilada debe servir para definir la RFQ, seleccionar proveedores o ajustar la estrategia de compra.
Una RFI sin decisiones posteriores se convierte en una carga administrativa para ambas partes.
Gestiona tus RFQ y RFI desde una única plataforma
La gestión mediante correos electrónicos y hojas de cálculo puede dificultar el seguimiento cuando aumentan el número de proveedores, usuarios, preguntas, archivos y ofertas.
APTSE permite centralizar ambos procesos:
- Diseñar cuestionarios RFI.
- Crear plantillas de desglose de costes.
- Invitar únicamente a los proveedores seleccionados.
- Establecer preguntas obligatorias u opcionales.
- Compartir documentación de forma segura.
- Centralizar las comunicaciones.
- Comprobar quién ha visto, aceptado y respondido.
- Comparar respuestas y ofertas.
- Mantener un histórico de las acciones.
- Importar y exportar información mediante Excel.
- Continuar la negociación mediante subasta electrónica cuando corresponda.
La plataforma ha sido desarrollada por Gestplast Ingeniería Consulting a partir de su experiencia en procesos de compra, proyectos RFx y negociaciones con proveedores.
Elige el proceso adecuado para cada compra
Una RFI y una RFQ no compiten entre sí. Resuelven necesidades diferentes y, en muchos proyectos, resultan complementarias.
Utiliza una RFI cuando necesites conocer el mercado, evaluar proveedores o definir mejor la compra.
Utiliza una RFQ cuando la necesidad ya esté definida y quieras recibir propuestas económicas y comerciales comparables.
Con APTSE puedes gestionar ambas fases desde una única plataforma, conservar toda la información del proyecto y avanzar desde la evaluación de proveedores hasta la comparación de ofertas y la negociación final.
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Preguntas frecuentes sobre RFQ y RFI
¿Cuál es la principal diferencia entre una RFQ y una RFI?
La RFI se utiliza para recopilar información sobre proveedores, capacidades y soluciones. La RFQ se utiliza para solicitar y comparar precios y condiciones cuando la necesidad ya está definida.
¿La RFI debe realizarse siempre antes de una RFQ?
No. Solo es necesaria cuando la empresa necesita conocer mejor el mercado, evaluar proveedores o definir los requisitos. Si ya dispone de esa información, puede comenzar directamente con una RFQ.
¿Una RFI sirve para elegir al proveedor definitivo?
Normalmente, la RFI se utiliza para obtener información y preseleccionar candidatos. La selección o adjudicación suele producirse después de una RFQ, una negociación u otro proceso posterior.
¿Qué significa RFx?
RFx es una denominación general que engloba distintas solicitudes dirigidas a proveedores, como RFI, RFQ y RFP. La “x” representa el tipo de información, propuesta u oferta solicitada.
¿RFP y RFQ son lo mismo?
La terminología general puede diferenciarlas según se solicite una propuesta o una cotización. En APTSE, las solicitudes de propuesta y oferta se gestionan dentro del mismo entorno RFQ/RFx, mientras que las solicitudes de información disponen del módulo RFI específico.
¿Qué proceso debe utilizarse para comparar precios?
La RFQ es el proceso orientado a solicitar y comparar precios y condiciones comerciales de diferentes proveedores.
¿Puede una RFQ terminar en una subasta electrónica?
Sí. Cuando las ofertas son comparables y existe suficiente competencia, la RFQ puede servir como fase previa para establecer las condiciones y preparar una negociación mediante subasta electrónica. Gestplast presenta expresamente esta secuencia como una de las posibilidades de APTSE.
